آداب استفاده از تلفن در محل کار که شما را مبادی آداب نشان می‌دهد!
با گسترش استفاده از تلفن‌های همراه در هر لحظه و هر مکان و در هر رده سنی، باید برای استفاده از آن نیز قوانینی باشد. فرض کنید در یک سمینار مهم هستید که دائم تلفن همراه حضار زنگ می‌خورد، احساس شما در این شرایط چیست؟
بدون شک همه دوست دارند تا هر زمان که می‌خواهند از تلفن همراهشان استفاده کنند. دوستان و آشنایان ما نیز ممکن است در هر لحظه بخواهند به ما دسترسی داشته باشند، اما آیا این در محیط‌های کاری و فضاهای رسمی، امکان‌پذیر است؟ قطعاً خیر!
در این مطلب از مسترپرستیژ، به بیان آداب استفاده از تلفن در محل کار که شما را فردی مبادی آداب نشان می‌دهد، پرداخته‌ایم. مطالعه این مقاله برای تمام افراد زیر توصیه می‌شود:
- مدیران و صاحبان کسب‌وکارها
- کارمندان و افراد شاغل در امکان خصوصی یا دولتی
- مراجعین به اماکن عمومی مانند اداره، بانک‌ها و …
- دانشجویان و شرکت‌کنندگان سمینارها
چرا شرکت‌های خصوصی / دولتی برای استفاده از تلفن همراه قوانین دارند؟
قبل از هر چیز، می‌خواهیم بدانیم که اگر قوانین استفاده از گوشی موبایل در محل کار نبود، چه مشکلاتی ایجاد می‌شد؟
- افزایش میزان حواس‌پرتی در کارمندان
- ایجاد مزاحمت در کار سایر همکاران
- افزایش ترافیک اینترنت محیط کار
- کاهش امنیت شرکت در برخی از مشاغل حساس
آموزش استفاده صحیح از تلفن همراه در مکان‌های عمومی:
در بخش از مسترپرتسیژ، نکاتی را برای آداب استفاده از گوشی موبایل ذکر خواهیم کرد. این نکات تنها برای شرایطی است که شما یک تماس ضروری دارید و نمی‌توانید آن را پاسخ ندهید!
· تلفن همراه خود را در جلوی دید نگذارید:
چک کردن مداوم گوشی همراه و استفاده مداوم از آن، در طول ساعاتی که مشغول به یک کار مهم هستید، باعث افت خلاقیت و یادگیری شما می‌شود بنابراین حتی اگر در محل کارتان سخت‌گیری زیادی انجام نمی‌شود؛ هرگز تلفن همراهتان را در دست یا روی میز کار نگهداری نکنید.
· صدای تلفن همراهتان را قطع کنید:
در مکان‌های عمومی همیشه صدای تلفن خود را قطع کنید. حتی اگر منتظر یک تماس یا پیامک مهم نیز هستید بهتر است تلفن خود را به حالت لرزش تنظیم کنید و در جیبتان قرار دهید؛ زیرا زنگ خوردن تلفن همراه شما در یک جلسه رسمی، موجب ناراحتی دیگران شده و وجه خوبی برای شما ندارد!
· در جلسات رسمی و کنفرانس‌ها به گوشی خود نگاه نکنید:
درست است که تلفن همراه تنها برای تماس تلفنی یا ارسال پیام‌های متنی نیست؛ اما بهتر است در زمانی که در یک جلسه رسمی هستید درصورتی‌که کاری مرتبط با موضوع جلسه با تلفن خود ندارید، آن را از جیب خود خارج نکنید. شما تنها در مواردی می‌توانید به گوشی خود در یک جلسه رسمی نگاه کنید که:
- می‌خواهید برای زمان جلسه بعدی به تقویم نگاه کنید.
- در حال نوت برداری از نکات جلسه یا ضبط صدا هستید.
- فایلی مرتبط با موضوع کاری‌تان را باید از داخل تلفن همراه پیدا کنید.
به این نکته توجه کنید که تنها برای انجام کارهای فوق تلفن خود را بررسی کنید و حواستان به پیامی که به شبکه اجتماعی آمده و … پرت نشود.
· ارسال پیامک را جایگزین تماس‌های تلفنی خود کنید:
برای افزایش سرعت در پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و حفظ تمرکز کاری، می‌توانید ارسال پیام کوتاه را جایگزین تماس‌های تلفنی طولانی کنید. برای این کار کافی است تا پاسخ‌های پیش فرضی را از قبل برای پیامک‌های اضطراری خود تعریف کنید. به‌این‌ترتیب زمانی که شما در حین انجام کار یا در یک جلسه هستید می‌توانید پاسخ افراد را به‌سرعت با ارسال پیامک به آن‌ها بدهید.
فرهنگ استفاده از تلفن همراه در مکان‌های عمومی و محل کار:
ممکن است زمانی که در محل کار هستید، مجبور باشید به دلایل شخصی یا کاری یک تماس تلفنی داشته باشید؛ اما آیا مهارت مکالمه تلفنی در اماکن عمومی را بلد هستید؟ در ادامه به بیان نکاتی که در زمان مکالمه تلفنی اداری / شخصی در محل کار باید رعایت کنید خواهیم پرداخت.
· در یک مکان خصوصی‌تر صحبت کنید:
زمانی که مجبور هستید یک تماس شخصی و مهم را از طرف خانواده خود پاسخ دهید، بهتر است یک مکان خصوصی برای این کار انتخاب کنید. زمانی که شما دارید در مورد موضوعی به جز کار صحبت می‌کنید، بهتر است کسی صحبت‌های شما را نشنود. این کار علاوه بر عدم مزاحمت برای سایرین به حفظ حریم شخصی و وجه شغلی شما نیز کمک خواهد کرد.
· صحبت‌کردن در دستشویی، اکیداً ممنوع!
حتی اگر مطمئن هستید که فردی که پشت خط با شما صحبت می‌کند در صورت متوجه شدن، از شما ناراحت نخواهد شد، هرگز برای صحبت‌های شخصی تلفن همراهتان را به دستشویی نبرید! زیرا این کار باعث ایجاد یک دید منفی در همکاران نسبت به شما می‌شود.
· بلند صحبت‌کردن با گوشی‌های همراه ممنوع!
اگر در یک مکان عمومی، امکان ترک محل برای پاسخ‌دادن به تلفن همراه نبود چه‌کار کنیم؟ در این شرایط بهتر است ابتدا از سایرین عذرخواهی کرده و سپس خلاصه و کوتاه و با صدایی آرام صحبت کنید.
اگر در جمع یا جلسه کاری هستید بهتر است اندکی برای صحبت‌کردن فاصله بگیرید؛ اما این نکته را مدنظر داشته باشید که خیلی دور شدن شما نیز ممکن است نوعی بی‌احترامی به سایرین تلقی شود.
اگر در محل کار یا مکان عمومی سروصدای زیادی بود، هرگز با بلندکردن صدایتان و فریاد کشیدن، با تلفن خود صحبت نکنید. بهتر است یا یک محل ساکت‌تر پیدا کرده و یا با ارسال پیامک، پیام خود را برسانید.
جمع‌بندی:
در این بخش از مسترپرستیژ، نکاتی برای آداب معاشرت تلفنی در مکان‌های عمومی را بیان کردیم. امیدواریم تا با به‌کارگیری این نکات، در عین حفظ کلاس خود، مکالمه خوبی را نیز داشته باشید.