۹ شاه‌کلید جذابیت که قبل از مکالمه تلفنی باید بلد باشید!
با فراگیری استفاده از تلفن‌های همراه در جوامع، تماس‌های تلفنی به یکی از اصلی‌ترین روش‌های ارتباط با دیگران، تبدیل شده است. مکالمات تلفنی می‌تواند به‌منظور احوالپرسی از یک دوست قدیمی یا یک تماس کاری و کاملاً رسمی انجام شود؛ اما درهرصورت، رعایت آداب تماس تلفنی از اوجب واجبات است! حتماً می‌خواهید بدانید که آداب حرف‌زدن تلفنی یعنی چه؟ مگر صحبت‌کردن تلفنی هم آداب و اصول دارد؟
در پاسخ باید بگوییم که بله! همان‌طور که غذا خوردن و لباس پوشیدن آداب و اصولی دارد، تماس تلفنی نیز آدابی دارد. اگر می‌خواهید که افراد با دیدن شماره تماس شما بر روی صفحه نمایشگر تلفنشان با روی باز پاسخ شما را بدهند، باید حتماً آداب معاشرت تلفنی را بلد باشید. البته لازم به ذکر است که این آداب و اصول در صحبت‌کردن با تلفن همراه، باید به‌صورت مداوم تمرین شود تا به یک‌بخشی از شخصیت شما تبدیل بشود.
در این مقاله از مسترپرستیژ نیز، ما به معرفی شاه‌کلیدهای جذابیت در زمان مکالمه تلفنی خواهیم پرداخت؛ بنابراین اگر می‌خواهید تا افرادی که با آن‌ها در تماس هستید از شما به‌عنوان یک شخص حرفه‌ای و باکلاس یاد کنند، این مطلب را تا انتها و بادقت مطالعه کنید.
چگونه پشت تلفن جذاب باشیم؟
آموزش فن بیان پشت تلفن در تماس‌های تلفنی رسمی بسیار مهم است؛ زیرا افراد در پشت خط تلفن، نمی‌توانند حالت چهره شما را مشاهده کنند. زمانی که شما از طریق تماس تلفنی با شخصی صحبت می‌کنید، حالت صورت، لبخند یا طرز نگاه مهربان شما برای مخاطب قابل رویت نیست! به همین علت شما باید بتوانید به‌درستی از طریق انتخاب صحیح جملات، لحن بیان جملات و … منظور خود را به‌درستی منتقل کنید.
اگر می‌خواهید که با یادگیری اصول مکالمه تلفن رسمی، بر روی روابط خود تأثیر مثبتی بگذارید، در ادامه مطلب با ما همراه باشید.
1. قبل از برقراری تماس، به ساعت خود نگاه کنید:
از ابتدایی‌ترین اصول آداب معاشرت تلفنی، تماس گرفتن در ساعت مناسب است! حتماً برای شما هم پیش‌آمده که افرادی در زمان‌های استراحت یا مشغله کاری با شما تماس گرفته‌اند و شما یا به تماس آن‌ها پاسخ نداده‌اید و یا از بی‌فرهنگی آن‌ها شکایت کرده‌اید! بنابراین بهتر است هرگز در ساعتی مانند صبح زود، آخر شب، ۳ بعدازظهر با کسی تماس نگیرید.
2. به موقعیت مکانی خود و مخاطب توجه کنید:
نکته بعدی که در کیفیت مکالمات شما تأثیر چشمگیری دارد، موقعیت مکانی شما یا مخاطبتان است. به این معنی که اگر شما در مکانی بسیار شلوغ و یا یک مهمانی رسمی حضور داشته باشید؛ قطعاً مکالمه با کیفیتی نخواهید داشت و مسیر صحبت مطابق خواسته شما پیش نخواهد رفت. برخی از مکان‌هایی که هرگز نباید در آن تماس تلفنی برقرار کنید شامل سینما، رستوران، کلاس، جلسات رسمی، مترو و … است.
نکته ۱: بهتر است همیشه قبل از تماس تلفنی از طریق ارسال یک پیام کوتاه با مخاطب خود هماهنگ کنید.
نکته ۲: درصورتی‌که در مکان نامناسبی با شما تماس گرفته شد که نمی‌توانید پاسخ دهید، از طریق ارسال پیام کوتاه تماس‌گیرنده را از وضعیت خود مطلع نمایید.
برای کسب اطلاعات بیشتر به مقاله “ آداب استفاده از تلفن در محل کار که شما را مبادی آداب نشان می‌دهد! “ در مسترپرستیژ، مراجعه کنید.
3. در مکالمه تلفنی چه بگوییم؟
حتماً قبل از هر تماس تلفنی که برقرار می‌کنید، چند لحظه فکر کرده و صحبت‌های خود را آماده کنید. بسیاری از افراد زمانی که به یک دوست یا آشنای نزدیک زنگ می‌زنند، پس از سلام و احوالپرسی‌های ابتدایی، نمی‌دانند که باید صحبت را چگونه ادامه دهند و در نتیجه سکوت کرده و یا سؤالات کلیشه‌ای مانند “دیگه چه خبر؟” می‌پرسند.
یکی از اصول فرهنگ تماس تلفنی، این است که از قبل به روند مکالمه فکر کرده و بدانیم دقیقاً می‌خواهیم چه بگوییم؟
4. لحن و تن صدای قابل‌فهم داشته باشید:
همان‌طور که می‌دانید، در زمان مکالمه تلفنی، مخاطب شما نمی‌تواند چهره و زبان بدن شما را مشاهده کند؛ بنابراین تمام منظور شما باید از طریق انتخاب لحن و تن صدای مناسب منتقل شود. شاید بپرسید صدای حرف‌زدن پشت تلفن باید چگونه باشد؟ برای پاسخ به این سؤال باید نکات زیر توجه کنید:
- خیلی بلند یا خیلی یواش صحبت نکنید.
- در زمان صحبت‌کردن صحیح نفس بکشید.
- با تن صدای خود احساسات خود را به‌درستی منتقل کنید.
- در تلفظ کلمات، شمرده و رسا صحبت کنید.
5. بادقت به صحبت‌های مخاطب مکالمه، گوش بدهید:
در یک تماس تلفنی رسمی، هر دو طرف مکالمه باید به یک میزان صحبت کنند؛ بنابراین هرگز سعی نکنید که متکلم وحده تماس باشید! یکی از رازهای جذابیت در تمام مکالمات، خوب گوش‌کردن است! این نکته را نیز مدنظر داشته باشید که با گوش‌دادن کامل و باتوجه‌به صحبت‌های طرف مقابل، می‌توانید تأثیر مثبتی بر روی او گذاشته و در نتیجه او نیز به‌صورت کامل به سخنانتان گوش فرادهد.
خوب گوش‌کردن یک مهارت است که تنها با تمرین و تکرار به دست می‌آید، اما برای دسترسی به یک نتیجه مطلوب می‌توانید برخی از ترفندهای زیر را به کار ببرید:
- به لحن صدای مخاطب توجه کنید.
- با بیان جملات کوتاه یا تکرار برخی از جملات گوینده، درک خود را نشان دهید.
- تا پایان کامل سخنان گوینده، صبر کنید.
- با قطع جملات گوینده و ایجاد صداهای اضافی، حواس او را پرت نکنید.
6. پرحرفی کردن، ممنوع!
درست است که ارتباط تلفنی، یکی از ساده‌ترین و پرکاربردترین روش‌های ارتباط با سایر افراد است؛ اما نباید فراموش کنید که نیازی نیست تمام مطالب را در پشت تلفن بیان کنید. بسیاری از صحبت‌های مهم هستند که بهتر است به‌صورت حضوری و در شرایط مساعد مطرح شود؛ زیرا ممکن است به دلایل متعدد مانند سوءبرداشت، پرت شدن حواس شنونده به اطراف، تنگ بودن وقت و … نتیجه مطلوبی از مکالمه به دست نیاید.
نکته: درصورتی‌که شما تماس‌گیرنده هستید و احتمال می‌دهید مکالمه شما طولانی شود، از مخاطب خود بپرسید که آیا وقت کافی دارد یا خیر.
7. مثل طلبکارها تماس نگیر!
از رایج‌ترین اشتباهات در فرهنگ تماس تلفنی، برقراری تماس‌های پشت‌سرهم و پیاپی است. اگر کسی به هر علتی پاسخ شما را نداد تا زمانی که خودش با شما تماس نگرفته است، نباید با او مجدد تماس بگیرید. در صورت واجب بودن بهتر است برای او یک پیام متنی ارسال کنید.
8. در حین تماس تلفنی چیزی نخورید:
اگر می‌خواهید همیشه از شما به‌عنوان یک شخص مبادی آداب یاد شود، هرگز در زمان صحبت تلفنی چیزی نخورید و نیاشامید. حتی اگر خودتان صدای ملچ‌ملوچ یا هورت کشیدن را احساس نکنید، قطعاً مخاطب شما متوجه آن خواهد شد.
درصورتی‌که یک تماس مهم در زمان صرف غذا با شما گرفته شد، بهتر است یا دست از خوردن بکشید یا از مخاطب بخواهید پس از صرف غذا با شما مجدداً تماس بگیرد.
9. در زمان خداحافظی هم باید مؤدب باشید:
بر اساس آداب تماس تلفنی معمولاً تماس‌گیرنده باید تلفن را قطع کرده و به مکالمه خاتمه دهد. شما نیز چه در جایگاه تماس‌گیرنده چه دریافت‌کننده تماس، باید مطمئن شوید که مکالمه پایان‌یافته و تماس قطع شده است. همچنین تحت هر شرایطی، حتی اگر مسیر صحبت به‌دلخواه شما پیش نرفته، باید حتماً مؤدبانه خداحافظی کنید. به نکات زیر برای پایان‌دادن به مکالمه دقت کنید:
- در پایان صحبت تلفنی، سعی در کش دادن صحبت نکنید.
- برای تماس‌های رسمی، حتماً یک جمع‌بندی داشته باشید.
- در زمان خداحافظی لبخند بزنید؛ زیرا در تن صدای دوستانه شما تأثیر دارد.
- از مخاطب خود تشکر و قدردانی کنید.
-
در زمان خداحافظی یک آرزو خوب کنید.
جمع‌بندی:
امروزه برقراری تماس‌های تلفنی، به یکی از راه‌های ارتباطی اصلی و رایج تبدیل شده است. اما این روش ارتباطی نیز مانند تمام موقعیت‌هایی که با سایر افراد در ارتباط هستیم، دارای اصول و آدابی است که به آن آداب معاشرت تلفنی می‌گویند. از آن جا که مخاطب شما چهره و زبان بدن شما را مشاهده نمی‌کند، یادگیری فرهنگ تماس تلفنی، از اهمیت بالایی برخوردار است.
در این مقاله از سایت مستر پرستیژ، به معرفی کامل ۹ شاه‌کلید اصلی جذابیت در مکالمه‌های تلفنی پرداختیم. این ۹ مورد شامل موارد زیر است:
- زنگ زدن در زمان مناسب
- زنگ زدن در موقعیت مکانی مناسب
- فکرکردن قبل از تماس گرفتن
- انتخاب لحن و تن صدای مناسب
- خوب گوش‌دادن به صحبت‌های مخاطب
- پر حرفی نکردن و کش ندادن مکالمه
- رگباری تماس نگرفتن
- نخوردن و نیاشامیدن حین صحبت تلفنی
- خداحافظی مؤدبانه
به نظر شما چه موارد دیگری در زمان برقراری تماس تلفنی مهم است؟ در بخش کامنت‌ها با مسترپرستیژ در میان بگذارید.